………………………………………………………….
הפעם אני מתכבד להציג כאן בבלוג פוסט חגיגי במיוחד – פוסט אורח של אמא שלי, שלומית מילויצקי, שכתבה ופרסמה במקום העבודה שלה 10 טיפים חשובים שכדאי לכולנו לזכור ולהפנים רגע לפני שלוחצים על כפתור ה"שלח" בדוא"ל שלכם. אני מקווה שהטיפים יעזרו ויתרמו לכם בעבודה השוטפת.

1.האדם ש"מאחורי" מאחורי כל מחשב נמצא אדם. המכותב או המכותבים אשר מקבלים את המייל לא רואים אותך, שולח המייל, אלא קוראים את מה שכתבת. לכן, בחן בקפידה את מילותך ודייק במסר.

2.בדוא"ל אלקטרוני –  גם ה"קנקן" חשוב! אופן כתיבת המייל מייצג אותך. היה מנומס, השתמש במילים כגון "בבקשה", "תודה" "בברכה" , כפי שאתה נוהג להשתמש בתקשורת מילולית.

התייחס לנמען – פנה אליו בשמו הפרטי. סיים את כתיבת המייל בברכה מתאימה, בשימך המלא ובתואר תפקידך.

הימנע משגיאות כתיב, כתוב משפטים קצרים וחלק את התוכן לפסקאות. כדי שהמסר יהיה ברור הימנע מקיצורים, כך שהמייל לא יהיה "מתחכם" ולא יידרש פיענוח.

3."קצר ולעניין"- אופן תמציתי וברור של הצגת הנושא יסייע לעמיתך להבין את המסר. השתדל להימנע מכתיבת מיילים ארוכים ומייגעים, כתוב לעניין.

4.הגדירו נושא למייל. מטרת נושא המייל היא להציג את תוכנו. ודא שהוא קצר, מדויק, ומשקף את תוכן המסר.

5.ויפה שעה אחת קודם. התקשורת באמצעות הדואר האלקטרוני הפכה את חיי כולנו למהירים הרבה יותר – השתדל להגיב מוקדם ככל האפשר.

6.הזכות לפרטיות. פרטיות וצנעת הפרט הינם ערך מקודש. הימנע מחשיפת פרטים אישיים לגורמים שאינם רלוונטיים.

7.העברת מיילים (Forwarding)– קריאת דואר דורשת את זמנו היקר  של הנמען – השתדל להעביר מייל רק למי שהמידע אכן נחוץ לו.

8.בדיקת / קריאת  דוא"ל– השתדל להימנע מקריאת המיילים בנוכחותם של אנשים אחרים, בעיקר במהלך פגישות. יש להקדיש לקריאה את מלוא תשומת הלב.

9.עצור ! לפני שליחת המייל קרא אותו שוב ובדוק אותו – ודא שהוא נשלח לנמען הנכון ושכל הגורמים הרלוונטיים מכותבים.

10.מענה אוטומטי בעת היעדרות ממושכת מהמשרד, ניתן להפעיל מענה אוטומטי שמיידע את הפונים אליך כי אינך זמין. מענה אוטומטי מסייע למנוע מצבים של אי-בהירות.

לסיכום ציטוט שאומר הכל לדעתי…. "המדיום הוא המסר"

מרשל מקלוהן, סוציולוג, תיאורטיקן ומרצה, ממייסדי חקר התקשורת

About עומר מילויצקי

אסטרטגיה דיגיטלית רב ערוצית | הערכים המקצועיים שמנחים אותי: Smart, Simple & Social.